Khi lượng SKU tăng, kho rất dễ rơi vào cảnh “hàng mới đẩy lên trước, hàng cũ nằm lại phía trong”, dẫn đến tồn lâu, sai lô và khó truy vết khi có sự cố. Với Âu Việt, việc Áp dụng FIFO trong quản lý kho không chỉ giúp giảm thất thoát theo vòng đời hàng hóa mà còn tạo nền cho kiểm kê nhanh, xuất hàng chuẩn và báo cáo minh bạch. Nếu đang lo kẹt lối, nhặt nhầm vị trí, hoặc nhân sự làm theo thói quen, bạn cần một quy trình rõ ràng đi kèm bố trí kệ và công cụ hỗ trợ soạn hàng.
Vì sao FIFO thường “gãy” khi kho vận hành thực tế?
FIFO nghe đơn giản, nhưng khi vào vận hành lại dễ lệch vì con người ưu tiên đường ngắn, kệ không hỗ trợ dòng chảy, và dữ liệu vị trí không được cập nhật kịp thời. Nhiều kho gặp tình huống “xuất cho kịp chuyến” nên bỏ qua nguyên tắc, khiến hàng cũ bị kẹt và tỉ lệ hoàn/đổi tăng do nhầm lô. FIFO chỉ bền khi bạn kiểm soát được 3 thứ: luồng nhập, luồng xuất và kỷ luật cập nhật trạng thái.
Một dấu hiệu thường gặp là phát sinh “đường tắt”: nhân viên lấy pallet/khay ở điểm gần nhất thay vì điểm đúng thứ tự. Nếu không có cơ chế khóa vị trí hoặc chỉ dẫn rõ, FIFO sẽ dần thành “gần trước – xa sau”, gây lệch tồn và khó đối chiếu khi kiểm kê.
Áp dụng FIFO trong quản lý kho: quy trình từ nhận hàng đến xuất
Quy trình FIFO nên được mô tả thành các bước cụ thể để ai cũng làm giống nhau, thay vì ghi chung chung “nhập trước xuất trước”. Mỗi bước cần có điều kiện chấp nhận (pass/fail) và điểm chạm dữ liệu để tránh sai sót tích lũy. Khi luồng chuẩn, việc đào tạo ca mới và kiểm soát chất lượng sẽ nhẹ hơn đáng kể.
- Nhận hàng: kiểm đếm theo chứng từ, xác định lô/ngày, dán nhãn lô ngay tại khu nhận.
- Putaway (cất hàng): ưu tiên vị trí theo tuyến kệ đã quy hoạch, không “đẩy tạm” vào chỗ trống nếu chưa gán vị trí.
- Chốt trạng thái tồn: sau khi cất xong mới cho phép xuất, tránh tồn “ảo” ở khu nhận.
- Tạo lệnh xuất: hệ thống hoặc checklist phải ưu tiên lô cũ hơn; nếu phải ngoại lệ, bắt buộc ghi lý do.
- Xuất kho: đối chiếu nhãn lô và vị trí trước khi rời kệ; xác nhận hoàn tất để cập nhật tồn.
Khi cần đối chiếu sâu về cách mô tả bước, điểm kiểm soát và tình huống ngoại lệ, một tài liệu tham chiếu kiểu “quy trình nhập trước xuất trước cho kho” sẽ giúp bạn thống nhất cách gọi, tránh mỗi bộ phận hiểu một kiểu.
Bố trí kệ & layout hỗ trợ FIFO, hạn chế “đi tắt”
Bố trí kệ đúng giúp FIFO “tự chạy” ngay cả khi kho đông người và áp lực tiến độ cao. Mục tiêu là tạo đường đi một chiều, tách rõ khu nhập – khu xuất, và giảm tối đa việc phải lôi hàng sâu bên trong. Trước khi mua thêm kệ, nên rà lại luồng di chuyển để tránh mở rộng sai chỗ.
Nguyên tắc bố trí kệ theo dòng chảy
Với hàng thùng/khay, ưu tiên kệ chọn lọc (selective) để nhìn thấy lô và thao tác dễ; với hàng có vòng quay cao, cân nhắc kệ dòng chảy (flow rack) để hàng cũ tự trượt ra trước. Đặt “đầu nhập” và “đầu xuất” ở hai phía khác nhau giúp giảm việc lấy nhầm. Các vị trí phải có mã kệ–tầng–ô rõ ràng, treo bảng hướng dẫn tại đầu dãy để người mới vẫn làm đúng.
Phân khu theo nhóm hàng và mức ưu tiên
Nên tách zone cho hàng dễ hư/hạn dùng, hàng quay vòng nhanh và hàng chậm luân chuyển; mỗi zone có quy tắc riêng về khoảng trống an toàn và tần suất kiểm tra. Nếu có yêu cầu theo lô, hãy bổ sung điểm kiểm soát “đổi lô” để tránh trộn lẫn. Với doanh nghiệp cần tự động hóa dòng pallet, việc triển khai giải pháp kho tự động cho vận hành thường giúp giảm thao tác tay và giữ kỷ luật luồng đi tốt hơn.
Soạn hàng (picking) và hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS)
Soạn hàng (picking) là nơi FIFO dễ sai nhất vì phụ thuộc thói quen và tốc độ thao tác. Nếu chỉ phát lệnh bằng giấy, nhân viên thường chọn vị trí gần để kịp giờ, còn lô cũ bị bỏ lại. Khi có dữ liệu vị trí và cơ chế xác nhận, bạn mới khóa được đúng lô – đúng điểm lấy.
Cách “khóa FIFO” ngay trong thao tác soạn
Thiết lập nguyên tắc: chỉ cho phép lấy theo vị trí được chỉ định; nếu lấy khác vị trí, phải có mã lý do ngoại lệ (hàng hư bao bì, pallet kẹt, chặn lối…). Dùng mã vạch để quét vị trí và nhãn lô trước khi bỏ vào xe soạn; thao tác này giúp giảm nhầm lẫn khi kho nhiều ca. Với hàng theo hạn dùng, có thể ưu tiên xuất theo hạn (FEFO) nhưng vẫn giữ kỷ luật “lô cũ trước” trong phạm vi cho phép.
WMS nên có tối thiểu những chức năng gì để hỗ trợ FIFO?
Một WMS phù hợp thường có: quản lý lô/ngày, gợi ý vị trí putaway, ưu tiên lệnh xuất theo lô, cảnh báo trộn lô, và nhật ký thao tác để truy vết. Ngoài ra, dashboard đơn giản về tồn lâu và chênh lệch kiểm kê giúp quản lý nhìn ra điểm nghẽn sớm hơn. Âu Việt thường khuyến nghị bắt đầu từ những chức năng cốt lõi này trước, rồi mới mở rộng tự động hóa để tránh “đầu tư lớn nhưng dùng không hết”.
Áp dụng FIFO trong quản lý kho: checklist triển khai nhanh & lỗi thường gặp
Khi Áp dụng FIFO trong quản lý kho, checklist tốt sẽ giúp bạn triển khai theo từng lớp, không bị ngợp và dễ đo hiệu quả. Điểm quan trọng là chốt chuẩn dữ liệu vị trí–lô ngay từ đầu, vì sai ở gốc sẽ kéo theo sai ở xuất và kiểm kê. Sau 2–4 tuần, bạn nên đủ dữ liệu để nhận ra dãy kệ nào thường “gãy FIFO” và vì sao.
- Chuẩn hóa mã vị trí: thống nhất ký hiệu kệ–tầng–ô; dán nhãn đủ lớn, dễ quét.
- Quy định nhập/cất: có khu chờ nhập, không đưa thẳng lên kệ khi chưa gán vị trí.
- Ưu tiên xuất theo lô: lệnh xuất phải “đề xuất lô” thay vì chỉ đề xuất SKU.
- Kiểm soát ngoại lệ: danh sách lý do chuẩn + người duyệt + cách xử lý tồn sau ngoại lệ.
- Đo 3 KPI: tỉ lệ lấy đúng vị trí, tỉ lệ tồn lâu, số lần đổi lô ngoài kế hoạch.
Lỗi thường gặp và cách tránh
Đẩy tạm vào chỗ trống là lỗi phổ biến nhất: hãy quy định “tạm” cũng phải có mã vị trí và thời hạn xử lý. Lỗi thứ hai là “trộn lô” do nhãn mờ hoặc đặt chồng: nên dùng nhãn chống bong và quy tắc xếp theo lớp. Lỗi thứ ba là xuất gấp bỏ qua xác nhận: hãy tối giản bước quét nhưng không bỏ, vì bỏ một lần sẽ thành thói quen.
Nếu bạn cần rà soát quy trình, bố trí kệ và cách cấu hình WMS theo hiện trạng kho, Âu Việt có thể hỗ trợ đánh giá theo checklist để ưu tiên hạng mục mang lại hiệu quả rõ nhất trước.
Khu vực phục vụ
Âu Việt hỗ trợ tư vấn và triển khai giải pháp quản lý kho tại TPHCM, linh hoạt theo mô hình kho thương mại, kho phân phối và kho nhà máy. Các tuyến kết nối thường gặp gồm Cộng Hòa, Võ Văn Kiệt, Xa lộ Hà Nội, Nguyễn Văn Linh, Quốc lộ 1A và khu vực gần Khu chế xuất Tân Thuận, thuận tiện cho khảo sát hiện trạng và tối ưu luồng nhập–xuất.
Ngoài trung tâm thành phố, đội ngũ cũng có thể phối hợp triển khai tại các khu vực lân cận như Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Tây Ninh và Bà Rịa–Vũng Tàu, tùy lịch vận hành và mức độ ưu tiên của dự án.
FAQ
FIFO có bắt buộc áp dụng cho mọi loại hàng không?
Không. FIFO phù hợp nhất với hàng có vòng đời, rủi ro tồn lâu hoặc cần truy xuất theo lô. Với một số vật tư đặc thù, bạn có thể dùng nguyên tắc khác miễn là kiểm soát được rủi ro và dữ liệu.
Khi kho thiếu chỗ, có nên “đẩy tạm” lên kệ rồi tính sau?
Nếu buộc phải tạm, vẫn nên gán mã vị trí tạm và đặt thời hạn xử lý để tránh “tạm thành vĩnh viễn”. Quan trọng là đảm bảo dữ liệu tồn khớp với thực tế.
Picking nhanh có làm FIFO dễ sai hơn không?
Có, nếu chỉ chạy theo tốc độ mà thiếu kiểm soát xác nhận. Giải pháp là tối ưu tuyến soạn và rút ngắn thao tác quét/đối chiếu, thay vì bỏ kiểm soát lô.
Trường hợp nào nên dùng LIFO thay vì FIFO?
Một số kịch bản lưu trữ đặc thù (ví dụ vật liệu xếp chồng khó đảo) có thể cân nhắc LIFO để phù hợp thao tác, nhưng cần đánh giá rủi ro tồn lâu và kiểm soát chất lượng; phần so sánh FIFO và LIFO trong kho giúp bạn nhìn rõ các điểm đánh đổi trước khi áp dụng.
Mất bao lâu để thấy hiệu quả sau khi chuẩn hóa FIFO?
Thường sau vài tuần bạn sẽ thấy giảm nhầm vị trí và kiểm kê nhẹ hơn; hiệu quả rõ rệt hơn khi dữ liệu vị trí–lô ổn định và ngoại lệ được kiểm soát chặt.
Kết luận
FIFO không chỉ là một khẩu hiệu “nhập trước xuất trước”, mà là hệ thống gồm quy trình, bố trí kệ, kỷ luật soạn hàng và dữ liệu đồng nhất. Khi bạn khóa được luồng nhập–cất–xuất, giảm đường tắt và quản lý ngoại lệ minh bạch, kho sẽ bớt tồn lâu, giảm nhầm lô và dễ kiểm kê hơn. Nếu đang cân nhắc nâng cấp từ vận hành thủ công lên có WMS hoặc tự động hóa từng phần, Âu Việt có thể đồng hành khảo sát hiện trạng, đề xuất lộ trình phù hợp và ưu tiên hạng mục tạo tác động trước. Liên hệ +84 866 539 578, +84 989514905
